ContaBill by Smart Bill – declaratia 394 si alte lucruri interesante

Smart Bill a invitat 120 de contabili la o un pahar de prosecco si o discutie despre fiscalitate. Am vorbit despre cum sa completam corect declaratia 394, despre puterea contabililor de a face o diferenta in viata cuiva si despre programul de facturare Smart Bill. Ce a iesit, vedeti mai jos.

SmartBill isi doreste sa fie mai aproape de contabili si sa dezvolte o relatie stransa si de durata cu comunitatea noastra. Astfel, intr-un gest generos de solidaritate cu problema noastra din aceasta luna, si anume completarea corecta a declaratiei 394, l-a invitat pe domnul Cristian Rapcencu, specialist fiscal, care organizeaza cursuri in toata tara pe aceasta tema, sa ne impartaseasca din experienta lui. Mai multe informatii despre dansul gasiti pe site-ul lui.

Nu stiu cum sunteti voi, si cu ce program de contabilitate lucrati. Eu ma bazez in jur de 80% pe programul meu de contabilitate pe care il folosesc pentru generarea automata a declaratiilor fiscale.  Dar clar nu pot sa dorm noaptea linistita daca nu verific modalitatea in care sumele sunt exportate si corectitudinea incadrarii lor. Acum voi dormi si mai putin linistita dupa ce tocmai am aflat in cadrul conferintei, de faptul ca un criteriu de analiza si incadrare in clasa de risc a unei societati este aceasta declaratie 394. Astfel, ANAF, poate trimite societatilor platitoare de TVA o solicitare de depunere a declaratii 088, daca constata ca respectiva societatate este cu grad de risc fiscal. Si cum o incadreaza intr-un grad de risc anume? Prin analiza unor indicatori, printre care si corectitudinea completarii declaratiilor 394.

Cum completam corect Declaratia 394 incepand cu 01 octombrie 2016

Reguli generale

Am notat cateva idei de completare corecta a declaratiei 394, structurate pe cartuse, ceea ce mi s-a parut super util, usor de inteles, de asimilat si tinut minte.

Ca si regula generala, declaram in 394 doar operatiile taxabile in Romania. Operatiile scutite (cele prevazute la art. 292 din Codul Fiscal) nu se declara in aceasta declaratie.

Declaratia 394 se depune si de catre nerezidentii care efectueaza pe teritoriul Romaniei operatiuni taxabile si care au obligatia sa isi ia cod fiscal de TVA.

Declaratia 394 se depune “pe zero” incepand din iulie 2016. Exista amenda pentru nedepunere dar inca nu exista amenda pentru depunere cu erori. De asemenea, nu exista declaratie 394 rectificativa. Orice omisiune de factura se declara in luna in care am inregistrat factura omisa in contabilitate.

Bonurile fiscale fara RO inscris pe ele nu se declara in 394. Ne-a atras atentia si asupra urmatorului fapt: sa nu confundam bonurile fiscale cu factura simplificata, chiar daca ea are forma unui bon fiscal, adica este emisa pe hartie specifica unui bon fiscal.

In curand, ne vom da masteratul in completarea formularelor emise de ANAF, fiecare cu specializarea lui: unii pe 088, altii pe 394.

Pe fiecare cartus in parte

Cartus A si B – datele de identificare ale societatii

Cartus C – aici declaram doar facturile dintre platitorii de TVA – atat facturile emise catre clientii platitori de TVA cat si cele primite de la furnizorii platitori de TVA.

O atentie sporita trebuie acordata modalitatii de declarare a facturilor cu taxare inversa, pentru care trebuie selectat exact codul specific operatiunii pentru care s-a aplicat aceasta taxare inversa.

Cand completam numarul facturilor – cate facturi pe cota 20% cate pe 5% si tot asa – iar pe o factura avem mai multe cote de TVA, factura se numara acolo unde suma TVA-ului e mai mare, si nu acolo unde cota de TVA este mai mare. La valori egale ale sumei de TVA, factura se numara la cota mai mare de TVA.

Cartus D – aici declaram doar facturile emise si primite in relatia cu neplatitorii de tva

Super important: drepturile de autor se declara si ele in 394 ca si alte servicii.

Cand vindem catre persoanele fizice, atat romane cat si straine, raportam individual pana la 31.12.2016 doar facturile peste 10.000 lei. Restul facturilor se trec la gramada, impartite pe cote de TVA.

Din 2017 toate facturile emise catre persoane fizice se vor trece individual cu nume/prenume si CNP sau nume/prenume si adresa. (Noi speram in secret ca aceasta prevedere se va modifica.)

Cartus E si F – sunt sectiuni aferente partenerilor din strainatate, din UE si din afara UE

O atentie sporita trebuie acordata art 278 din Codul Fiscal care stabileste locul prestarii unei activitati si mai ales exceptiilor din acest articol. Astfel, am recapitulat faptul ca din punct de vedere al TVA:

• o firma din UE care nu are cod valid pe VIES este considerata neimpozabila
• o firma din afara UE poate fi considerata impozabila doar daca face dovada desfasurarii unor activitati economice, cu un document eventual ceva echivalent certificatului nostru constatator

Cartus G – sectiune in care declaram bonurile fiscale emise  si  operatiile acelor contribuabili care nu au obligatia sa detina casa de marcat si emit chitante.

In ceea ce priveste numarul AMEF, adica numarul caselor de marcat pe care le folosim (cate case de marcat folosim, nu seria lor de identificare sau alte asemenea variante) – acest numar se declara lunar, chiar daca noi depunem un 394 trimestrial. Astfel se adauga coloane pentru fiecare luna si se declara acolo cate case de marcat am folosit in fiecare luna.

Atentie mare si la modalitatea de declarare a sumei incasate pe bonurile fiscale, atunci cand pentru unele sume batute pe casa s-au emis si facturi. Astfel, nu se pun bonurile fiscale pentru care a emis facturi – din Z trebuie scoase bonurile cu facturi

Cartus H – este un cartus care totalizeaza sumele deja declarate mai sus, deci aici noi nu completam nimic, se completeaza sumele automat.

Cartus I – aici declaram facturile simplificate si bonuri fiscale cu RO primite

Cartus I1 – facturi simplificate emise sau primite + bonuri fiscale cu RO primite (bonurile fiscale primite nu apar detalitate pe furnizori ci totalizate )

Cartus I2 – declaram plaja de facturi alocate (din decizia interna) si plaja de facturi utilizate (cele efectiv emise). Ca si exceptie pentru declaratia completata in octombrie 2016, la plaja de facturi alocate nu se trece numarul 01 (numarul din decizie cu care s-a inceput anul) ci numarul de la care s-a pornit la 01.10.2016.

O recomandare ar fi ca pentru facturile emise catre parteneri din UE (intracomunitare) sau pentru exporturi sa se stabileasca o serie separata, deoarece acestea trebui excluse din raportarea facturilor efectiv utilizate.

Daca stabilirea de serii separate nu este posibila, raportarea se face dupa cum urmeaza (exemplu): de la seria 01 la seria 31, excludem 32 (intracomunitara, adaugam alt rand unde declaram de la seria 33 la seria 50, excludem 51 …. si tot asa.

Cartus I4 – aici declaram TVA-ul care devine din neexigibil, exigibil (operatiile cu TVA la incasare de exemplu)

Contabilii au o putere foarte mare de a face bine fara sa depuna prea mult efort.

Doamna Valentina Saygo ne-a vorbit despre putere aceasta foarte mare care sta in mainile contabilului, de a insista pe langa clientii sai sa faca o fapta buna si sa doneze acel 20% din impozitul pe profit.

A fost cu adevarat un moment inspirational, un wake-up call pentru contabili, prea prinsi in hartoage toata ziua, pentru a putea sa se mai si implice intr-un caz social sau sa ajute o anume cauza. Totusi, sta in puterea noastra sa adaugam 5 minute la conversatia cu clientii nostrii, 5 minute in care sa le povestim despre cum pot ei ajuta pe cine doresc ei, fara de fapt sa ii coste nimic.

Eu marturisesc ca am clienti care ar prefera sa faca orice altceva cu banii (chiar sa le dea foc, zic ei cateodata la nervi) decat sa ii dea statului. Ori acum avem posibilitatea sa ii informam ca exista si alta cale, sa directionam acea parte din impozit catre oamenii care si-au ales ca meserie sa faca o diferenta in viata celor care au nevoie.

E foarte clar ca e in mainile contabililor puterea de a convinge contribuabilul sa doneze. De fapt, sa doneze e prost spus! Sa redirectioneze, sa nu mai dea banii aia statului, sa ii dea unui ONG.

Imaginati-va ca voi sunteti persoana aia din poza, care citind din Codul Fiscal, poate proiecta un curcubeu in viata cuiva, prin informarea clientilor despre redirectionarea impozitului pe profit.

Iar la finalul zilei, e vorba si de mandria noastra ca si contabili, ca am avut un cuvant de spus, ca implicarea noastra a schimbat ceva real in jurul nostru, chiar daca noi avem o meserie ce se concretizeaza in mare parte doar in hartogaraie si birocratie. Acum avem sansa sa punem aceasta hartogaraie sa faca o diferenta importanta in viata unor persoane reale, palpabile, persoane pe care le putem alege chiar noi. Chiar nu conteaza pe cine ajutati, doar ajutati.

Tot doamna Valentina Saygo ne-a atras atentia asupra unui aspect la care eu nu ma gandisem: impozitul acela de 2% din salariu, pe care il pot redirectiona persoanele fizice, este atat de mediatizat, pe cand despre 20% din impozitul pe profit al firmelor nu se vorbeste mai deloc.

2% nu este monitorizat, nu exista o evidenta. Persoana fizica ce redirectioneaza acei bani nu are nici o garantie si nu poate verifica faptul ca acei bani chiar au ajuns unde s-a intentionat. Mai mult, ANAF nu are nici un termen de a vira acei bani catre ONG-ul unde s-a dorit redirectionarea. Din experienta proprie va spun, foarte multi raman neredirectionati!

Pe cand la 20% e cu totul alta poveste, ii virezi tu cu manuta ta direct unde vrei. Nu-i dai la stat, ca mai apoi sa fie redirectionati cand isi aminteste functionarul public, adica mai niciodata.

Despre SMART BILL

Desi unii dintre clientii mei lucreaza cu SmartBill, recunosc ca nu l-am studiat in amanunt. Asa ca prezentarea modului de facturare si a celui de gestiune a venit la fix pentru mine.

Ce mi-a placut mie la programul asta

• ca poate trimite automat facturile catre clienti si daca acestea nu sunt incasate, trimite si remindere tot automat, la intervale setate de tine; se pare ca acest proces automat ar creste incasarile cam cu vreo 30% si face bine la cashflow; ideea mi s-a parut destul de interesanta, destul cat sa ma gandesc sa il folosesc si eu pentru firma mea.
• facturarea se poate face si de pe tableta/telefon in timp real; nu ca as folosi eu asta in practica prea mult, dar mi-a placut ideea de mobilitate.
• m-am gandit serios sa il recomand clientilor in momentul in care am aflat ca se poate lega la casa de marcat si ca iti descarca automat gestiunea; ei, asta deja e un lucru important care depaseste aria facturarii.
• m-a mai incantat faptul ca are modul de inventariere si poate genera listele de inventariere, completate sau goale daca se doreste inventarirea fizica (si efectiva) a stocurilor; se apropie decembrie si deja ma gandesc cu groaza la dosarul ala de inventariere; din ce am vazut, programul asta poate simplifica lucrurile simtitor.
• facturile emise arata intr-un mare fel! Recunosc, femeie fiind, cumpar chestii in functie de cum arata. Iar programul asta arata intr-un fel in care l-as cumpara numai pentru cum arata, nici nu ar mai conta partea utilitara.

Probabil face si multe alte chestii, dar mie astea mi-au placut din ce ne-a fost prezentat.

Pentru mine, aceasta conferinta a fost cea mai “la fix” conferinta organizata in sprijnul contabilului roman. Timing-ul a fost perfect! Ce ar trebui sa faca CECCAR-ul, organismul nostru profesional, si anume sa ne indrume, sa ne stranga, sa formeze o comunitate unita, face o firma privata, din dorinta de a se implica si totodata din dorinta de a aduna de la noi pareri, opinii, sugestii, despre cum pot ei modifica programul asta incat sa ne sprijine pe noi in activitatea noastra, o data ce clientii incep sa il foloseasca.

Smart Bill, multumim!