Cum cresti un business de contabilitate

In cadrul evenimentului organizat de Smart Bill cu ocazia lansarii programului Smart Bill Conta, domnul Marcel Vulpoi (doctor in economie si fondatorul uneia dintre cele mai mari firme de contabilitate cu capital integral romanesc) si domnul Radu Georgescu (GECAD) au dat cateva sfaturi celor care doresc sa isi creasca cu succes business-ul de contabilitate.

Contabilul in era digitala

Cred ca cel mai important este sa intelegem rolul contabilului in era digitala si rolul tehnologiei in viata unui contabil. Trebuie sa ne folosim de tehnologie dincolo de simpla introducere in calculator a unor date si listarea unor balante. Domnul Marcel Vulpoi ne recomanda sa lucram cu ultimele tehnologii: scanarea facturilor si inregistrarea automata a notelor contabile. Dansul crede ca in 5 ani, nu vom mai introduce de mana notele contabile, ci programele informatice vor fi atat de avansate, incat vor putea automatiza toata partea aceasta repetitiva. Amin to that!

Daca nu ne transformam din book-keep-eri in accountants, nu vom supravietui. Tehnologia va prelua prelucrarea datelor, iar noi trebuie sa venim puternic din spate cu know-how-ul si sa punem datele acelea intr-o forma in care clientului sa-i foloseasca. Sa ne implicam in activitatea lui in timp real si nu post-factum, cum se intampla acum in 99% din cazuri. Sa studiem si actele din spatele documentelor fiscale (contractele), sa venim cu un pic de perspectiva antreprenoriala asupra business-ului clientului.

Problema este (if you ask me) ca multi dintre noi nu avem o perspectiva antreprenoriala pentru propria afacere, dar sa mai oferim si clientului una. E un adevar pe care nu trebuie sa ne fie frica sa-l recunoastem. Dupa cum vedeti, m-am inclus si eu in aceasta categorie. Pentru ca si perspectiva asta, nu-i de ajuns sa o ai, trebuie sa o mai si pastrezi. Sa lupti cu “zgomotul” si rutina realitatii si sa iti pastrezi vie perspectiva, drumul drept si scopul clar. Nu e usor, nu simt ca imi iese mereu.

Radu Georgescu este tipul de antreprenor all or nothing. Succesul se masoara pentru el intr-o crestere fulger, intr-un timp foarte scurt, gestionata impecabil. Mi-a placut mult de tot abordarea asta. Nu auzi in fiecare zi acest sfat! De fapt, in jurul meu am auzit de-a lungul timpului doar sfatul opus: cresti incet si sigur. Recunosc ca nu mi s-a potrivit niciodata acest incet si sigur. All or nothing se simte mai natural pentru mine; alegerea corecta. 🙂

Noi pentru cine lucram?

O alta greseala pe care o facem, este ca nu lucram pentru cine trebuie. Trebuie sa incetam sa lucram pentru ANAF si cu un singur scop in minte, acela de a nu lua amenzi. Trebuie sa ne reorientam catre client ca utilizator principal al muncii noastre.

Marele adevar este ca nu avem timp fizic sa lucram corect, bine si rapid, si pentru ANAF si pentru client. Nu avem timp sa introducem mormane de documente, sa completam declaratii super complicate, sa facem zeci de documente “de mana” – toate astea pentru ANAF, iar la finalul zilei sa fim si analizatori de date si manageri financiari pentru client.

Si de aici alegerea, iar majoritatea firmelor de conta aleg sa lucreze pentru ANAF. Eu lucrez in prezent, mai mult pentru ANAF decat pentru client. Si partea si mai frustranta este ca ANAF-ului nici nu-i pasa si nici nu apreciaza sau foloseste in vreun fel munca mea. Enough!

De aceea, cei care inteleg rapid sa investeasca in tehnologia care le permite automatizarea introducerii datelor cu un singur click, urmand ca munca lor sa fie doar de verificare si interpretare, vor reusi sa ramana in piata si sa se dezvolte. Si mai e un aspect, la care eu ma tot gandesc de ceva vreme: atat scoala ca sa introduc date? Cu siguranta pot mai mult!

Trebuie sa ne implicam dincolo de contabilitate; atat sa intelegem business-ul in sine al clientului, cat si sa venim cu optimizari personalizate, nu doar cu adunarea unor cifre. Pana la urma, trebuie sa fie job-ul contabilului sa educe antreprenorul sa isi inteleaga business-ul. Asta va fi valoarea adaugata pe care o poti vinde la un tarif cu adevarat semnificativ, nu introdusul de acte. Posibilitatea de a da rapoarte de management, gandite specific pentru afacerea fiecaruia – o  oportunitate de business, o nisa neacoperita.

Refuzul de a colabora cu alti profesionisti se traduce in sute de oportunitati pierdute

Marea tragedie a pietei de contabilitate este ca nu reusim sa lucram impreuna. Micul antreprenor de conta nu doreste sa se asocieze cu o firma mai mare pentru ca pierde controlul asupra activitatii sale si nu se mai simte sef. Adevarul este ca nici nu mai este el cel care ia toate deciziile. Poate fi dificil pentru cineva care a crescut o firma de la zero, sa se obisnuiasca cu un “asociat” pe cap. Mie una, nu cred ca mi-ar fi usor.

Dar aici e ceva de spus dincolo de asocierea cu o firma mare. E vorba de asocierea intre noi. De exemplu, cati dintre voi ar fi dispusi sa lucreze la un proiect pe care nu il puteti realiza singuri (din lipsa de resurse) impreuna cu un coleg care poate? Cati dintre voi refuza implicarea in proiecte, mai degraba decat sa caute sa imparta cu altcineva munca?

O reteta in 5 pasi. Nu e pentru toata lumea.

Toata lumea o poate aplica, nu e vreo filozofie. Dar nu toata lumea ii va vedea valoarea. Adevarul este ca nu toti contabilii doresc sa faca din meseria lor un business. Cei mai multi doresc doar sa aiba cativa clienti buni, care sa le asigure un trai decent. Si nu e nimic in neregula cu asta! Doar ca reteta asta e pentru cei ce doresc sa se dezvolte.

Pasul 1 – Specializarea firmei tale

Gaseste-ti o specializare si dezvolta-ti intreaga afacere in jurul ei. Poate iti place sa lucrezi firme de comert cu stocuri, poate iti plac PFA-urile, poate iti place sa lucrezi cu ONG-uri sau poate iti place domeniul IT. Gaseste-ti specializarea si fa-o principalul tau atu. Invata pe cat posibil toate chichitele din contabilitate ale acelui domeniu specific si oamenii vor dori sa lucreze cu tine pentru ca stii mai multe despre domeniul lor decat alt contabil (mai) generalist.

Nu mai amana si gaseste-ti ASTAZI specializarea ta!

Pasul 2 – Nu neglija importanta scolarizarii

Scolarizarea este foarte importanta; atat a ta, cat si a oamenilor cu care lucrezi. Nu o neglija. In ceea ce te priveste pe tine, du-te la pregatirea continua obligatorie de la CECCAR, du-te si la numeroasele cursuri pe care le organizeaza  tot ei destul des si in mod gratuit. Cursurile de la CECCAR au inceput sa fie mai bune decat multe cursuri de fiscalitate tinute de unii privati pe bani grei. Stiu ca e greu, stiu ca nu e timp. Dar e un cerc vicios – nu ma duc la cursuri ca sa introduc date, dar nu voi face niciodata mai mult decat sa introduc date, daca nu ma duc la cursuri.

Dar sa nu ne oprim la cursurile CECCAR. Du-te si la conferinte de antreprenoriat, ca sa stii cum sa faci sa ai o viziune antreprenoriala asupra afacerii clientului tau.

Nu neglija nici pregatirea salariatilor. Du-i la cursuri si conferinte cat de des poti. Incearca sa le ceri sa citeasca legislatie. De asemenea, cand selectezi angajatii, tine cont de rezultatele lor scolare si de nivelul teoretic pe care il au. Va fi de 5 ori mai greu sa inveti pe cineva care nu cunoaste functiunea contului (in teorie), cum functioneaza in practica un debit sau un credit.

Pasul 3 – Investeste in angajati competenti si motiveaza-i

Trebuie sa incetam sa ne vedem angajatii ca procesatori umani de documente si trebuie sa incepem sa ii motivam. Lucru foarte greu de facut, deoarece nici macar pe noi insine, nu ne mai putem vedea ca altceva, decat ca roboti umani. Nici pe noi nu mai stim cum sa ne motivam.

Aici nu vorbim de acele cazuri de desconsiderare a angajatului, care exista, si care evident, nu aduc nimic bun afacerii tale – mai bine ii dai afara pe cei pe care ii desconsideri si o iei de la capat cu cineva cu care poti lucra frumos. Mai degraba vorbim aici de intrarea intr-o rutina, intr-un cerc vicios in care intra chiar cei care detin firmele de contabilitate si in care inevitabil sunt atrasi si angajatii. Normal ca angajatii fac exact ce vad la cei ce ii conduc. Cei care detin firmele de conta dau pulsul, starea si directia corabiei, si din punctul asta de vedere, da, suntem direct si unici raspunzatori pentru ce se intampla.

Si ce facem noi astia care detinem firmulite cu 1 sau 2 sau 3 angajati? Nimic altceva decat sa prelucram incontinuu acte si sa depunem declaratii cu unicul scop de a plati chiria sediului si a ne plati angajatii, si daca mai apucam, si niste impozite, de preferinta inainte sa ni se popreasca conturile.  Dar pentru ca nu faci altceva decat sa prelucrezi, nu poti creste. Pentru ca nu motivezi, ai rotatie mare de personal, si din aceasta cauza ajungi sa prestezi servicii la limita decentei, ajungand in final, sa nu poti plati chiria.

Tu cata forta si chef de munca mai ai in aceasta formula?

Pasul 4 – Focusati-va sa vina lumea la voi ca sunteti buni, nu pentru ca sunteti ieftini

Nu dati cu pietre! Stiu cum va simtiti, si eu sunt o firma mica, si eu inca mai am clienti (putini dar sunt!) care ma platesc 300 lei/luna. Nu vorbesc din carti!  Cateodata si eu, desi sunt de acord 100% cu sfatul asta, imi dau ochii peste cap la persoana de pe scena, care poate detine un mastodont de firma de conta cu ‘jdemii de salariati si isi permita sa dea sfaturi care costa si care nu se pot aplica la noi, astia micii amaratii.

Dar ideea aici este, cum ajungi de la a fi o micuta firma amarata la un mastodont? Nu ai cum sa fii un mastodont cu clienti de 250 -300 lei/luna. Sa nu credeti ca nu sunt clienti care ar plati mai mult, asta e cea mai comuna greseala, cea mai raspandita idee! Sunt, dar nu vin la voi, se duc acolo unde gasesc specializare, acolo unde salariatii sunt competenti si acolo unde salariatii sunt destui cat sa aiba timp sa ii si bage in seama, nu doar sa le prelucreze actele. Banuiesc ca ati auzit de expresia aia “you have to spend money to earn money”. Ei, a venit vremea sa se aplice si la voi!

Pasul 5 – Stop bitching and deal with it!

Traim intr-o lume in care exista ceea ce numim “unfair advantage”. Relatii. Pile. Poate competitorul nostru e un nume mare in industrie si are o intrare la ANAF, poate altcineva are o cunostinta care ii faciliteaza depunerea unor declaratii fara amenda. Poate alte firme isi permit angajati mai competenti pe care sa ii si plateasca pe masura. Iar tu esti o firma mica, fara relatii, fara avantaje. Well … deal with it! Si tu iti poti gasi propriul tau “unfair advantage”, trebuie doar sa te gandesti ce ai tu unic ca om, ca firma, ca situatie si sa folosesti asta. Poate nu te deranjeaza sa primesti clientii sambata acasa, de exemplu. Poate fi un mare avantaj intr-o lume in care toti clientii vor lucrurile facute pe loc. Sau poate nu te deranjeaza sa te duci la ei la firma sa le lucrezi actele acolo – multi apreciaza acest lucru pentru ca in timpul asta pot sa te mai intrebe chestii.

Fiecare dintre companii trebuie sa isi gaseasca propriul avantaj competitiv (acel unfair advantage), intr-o lume in care exista concurenta neloiala. Asta tine de antreprenorul care conduce societatea. Si tine de mindsetting. Da, traim intr-o lume nedreapta dar ce alegi sa faci: sa te plangi sau sa incerci sa razbati cumva? Orice ai alege, lumea va ramane nedreapta in continuare, si ce sa vezi, nici nu-i va pasa de alegerea ta. Ce alegi, alegi pentru tine.

Acum ca avem reteta, data chiar de profesionisti, va urez spor la gatit! 🙂