Impozit micro 2023: obligativitate salariat norma intreaga. Cum sa evitam birocratia.

In episodul 3 din saga “Cum statul s-a decis sa ne saraceasca de tot” discutam despre SRL cu impozitare micro si obligatia de a avea un salariat cu norma intreaga incepand cu 01.01.2023. Asta daca vrei sa pastrezi acest sistem de impozitare.

Cateva consideratii personale pe tema

Dintre toate modificarile fiscale, pentru SRL-uri mie mi se pare ca aceasta este cea mai daunatoare, cea care ne afecteaza cel mai mult bugetul. PFA-urile au dublarea contributiei la pensie, noi avem obligativitatea de a avea un angajat cu norma intreaga. Desigur, daca nu vrem, avem impozitare de 16% la profit.

Ideea ca un SRL nu poate functiona doar cu munca prestata de administrator (doar aceasta are dreptul de a presta munca neremunerata, nu si asociatii) si ca ai nevoie neaparat de un angajat cu norma intreaga este aberanta. E ca atunci cand Ceausescu iti spunea ca stai intr-o casa prea mare si iti aducea “companie”; Sa nu cumva sa te simti singur si sa iti vina idei.

Pentru a combate optimizarea fiscala agresiva, asa cum au numit ei practica de a-ti infiinta mai multe micro pentru a evita sa devii platitor de TVA sau a evita sa depasesti plafonul de 1.000.000 euro, aveam multe alte solutii mai eficiente. Puteau sa coboare plafonul la micro si mai mult decat au facut-o (de la 1.000.000 euro la 500.000 euro in 2023), puteau sa limiteaze numarul de micro pe care o persoana le poate avea la 2 micro pentru fiecare asociat care detine mai mult de 25% din partile sociale si nu la 3 cum au facut. Dar au ales sa ne bage pe gat cele mai mari taxe posibile, cele salariale, fie ca avem nevoie de acest angajat, fie ca nu.

Dar intorcandu-ne la cifre si la subiectul in sine.

Obligativitate salariat norma intreaga

Noile reglementari spun ca incepand cu 01.01.2023, un SRL trebuie, printre altele, sa aiba cel putin un angajat cu norma intreaga ca sa poata pastra sistemul de impozitare micro. Prevederea nu zice salariat cu norma partiala la care se platesc taxele cel putin la nivelul salariului minim pe economie, textul legal spune “angajat cu norma intreaga“.

Fac acesta precizare pentru a nu se confunda aceasta obligatie cu obligatia de la salariile part time, aceea de a plati pentru salariile cu norma partiala care au salariul sub salariul minim pe economie (si care nu mai au alte contracte de munca care impreuna sa insumeze salariul minim pe economie) contributiile ca pentru un salariu minim pe economie.

Sa nu se inteleaga ca daca ai un salariat part time pentru care platesti taxele la salariul minim, ar fi indeplinita si conditia pentru micro. Pentru micro este necesar sa ai norma de 8 ore, nu doar salariu ca pentru 8 ore.

Asa cum este formulata in prezent legea si in lipsa unor norme sau dispozitii tranzitorii, conditia trebuie sa fie indeplinita la 31.12.2022. Cu alte cuvinte trebuie sa intrati in Noul An de gratie 2023 cu un angajat cu norma intreaga.

Astfel cei care doriti sa va angajati la propria firma sau sa angajati pe cineva pentru a respecta aceasta conditie, probabil o veti face undeva in jurul datei de 15 decembrie 2022. Sa fie totusi inainte de vacanta de Craciun. Nu va omorati contabilul cu transmiteri in Revisal de Craciun sau intre Craciun si Revelion!

Pentru firmele noi infiintate conditia este sa angajeze in termen de 30 de zile inclusiv de la data inregistrarii firmei.

O mare problema o reprezinta in cazul de fata suspendarile contractelor. Astfel conditia se considera indeplinita daca perioada de suspendare este mai mica de 30 de zile in cursul unui an de zile si se intampla prima data in anul respectiv. Deci nu poti avea o perioada de suspendare mai mare de 30 de zile si nici mai multe perioade de suspendare in acelasi an, indiferent de cat de scurte sunt acestea. Ai dreptul la o singura suspendare de maxim 30 de zile intr-un an.

Birocratia unui contract de munca

Toti antreprenorii care au un contract de munca incheiat, fie ca este pentru ei sau pentru un alt salariat, stiu ce birocratie infernala presupune acest lucru. Si daca nu stiti, va explic mai jos pe scurt ce presupune un contract de munca atat inainte de angajare, cat si dupa angajare. Acesti pasi sunt necesari chiar daca angajatul este administratorul sau asociatul firmei.

Inainte de angajare avem cel putin urmatorii pasi de facut:

1. Declaratie: situatia privind locurile de munca vacante.
2. Dosar de angajare, care trebuie sa contina printre multe acte solicitate de la angajat si adeverinta de la medic care sa ateste ca persoana este apta de munca.
3. Minuta de informare
4. Intocmire contract de munca, fisa post, regulament ordine interioara

Ulterior angajarii, imediat dupa angajare, cel putin urmatoarele:

1. Transmitere Revisal
2. Fisa aptitudine – intocmita de medicul de medicina muncii
3. Evaluare factori de risc si imbolnavire profesionala
4. Elaborare documentatie pe linie SSM si PSI
5. Instruirea introductiv-generala SSM + SU
6. Instruirea la locul de munca
7. Completarea fiselor SSM + SU si testarea angajatului

Ulteriror angajarii, lunar, cel putin urmatoarele:

1. Intocmire foaie de prezenta in timp real
2. Intocmire pontaj, cereri concediu,
3. Intocmire stat de plata si declaratii
4. Dosare recuperare concedii medicale

O birocratie infernala, cu o multitudine de alte documente de intocmit (eu aici am expus strictul necesar). Peste birocratie vin controale de la ITM si alte institutii, amenzi pentru nerespectarea legislatiei in vigoare care se schimba constant.

Cand spunem costuri cu angajatul, nu ar trebui sa ne referim strict la costurile cu taxele salariale, desi acelea ne afecteaza cel mai puternic. Mai sunt si alte costuri, respectiv costurile cu munca persoanei care se ocupa de toata birocratia de mai sus, fie ca vorbim de un contabil extern sau intern.

Ce putem face ca sa evitam o mare parte din birocratia de mai sus

Ca sa eviti birocratia si controalele de la ITM poti sa inchei un contract de mandat in locul unui contract de munca. Conditia de a avea un salariat se considera indeplinita in urmatoarele cazuri:

• ai un salariat cu contract individual de munca cu norma intreaga
• ai salariati cu contracte individuale de munca cu norma partiala, dar insumate reprezinta cel putin echivalentului unei norme intregi
• ai incheiat un contract de mandat sau administrare, daca remuneratia este cel putin la nivelul unui salariu minim brut pe economie

Partea fiscala a unui contract de mandat

Platesti acelasi taxe ca si in cazului unui contract individual de munca, respectiv: impozit pe venit (10%), contributie pensie (25%), contributie sanatate (10%).

Dezavantajul ar fi ca in cazul unui contract de munca ai o deducere personala de baza si alte deduceri in functie de situatia personala, impozitul pe venit aplicandu-se dupa scaderea din suma bruta a acestor deduceri, pe cand in cazul contractului de mandat nu exista asemenea deduceri. Suma platita “in plus” in cadrul unui contract de mandat este infima comparativ cu sumele pe care trebuie sa le achiti in plus daca ai un angajat (medicina muncii, SSM, PSI etc).

Exista o dezbatere in prezent daca pentru un contract de mandat s-ar plati si contributia CAM. Parerea mea este ca s-ar aplica si aceasta contributie, conform art. 220 indice 2 alin 1 raportat la art 76 alin 2 litera f (remuneratia directorilor/managerilor cu contract de mandat) si litera o (remuneratia administratorilor societatilor).

Asadar, scopul incheierii unui contract de mandat nu este sa platesti mai putin taxe, ci sa scapi de multa birocratie si costuri asociate.

Legaleza contractului de mandat

In general, se pune mai mult accent pe aflarea informatiilor fiscale decat a celor legale. Asociatii si administratorii sunt in general interesati de cat vor plati la stat si “care sunt obligatiile lor legale”, dar cand intreaba asta, ei de fapt se refera la aspectele contabile si fiscale. Majoritatea ignora partea legala in totalitate. Este foarte important ca in calitate de administrator (sau asociat) al unei entitati, sa aveti minime cunostinte legale in legatura cu actele pe care le semnati.

In cazul oricarui contract pe care il semnam, ar trebui sa stim actele normative care il reglementeaza, obligatiile partilor; in sfarsit, ceea ce numim noi “cadrul legal”.

Contractul de mandat este reglementat de mai multe acte normative, respectiv Codul Civil (art. 2.009 – 2.071), Legea societatilor si gasim referinte si in Codul fiscal referitoare la tratamentul fiscal al remuneratiei din contractul de mandat.

Codul civil defineste contractul de mandat ca fiind „contractul prin care o parte, numită mandatar, se obligă să încheie unul sau mai multe acte juridice pe seama celeilalte părți, numită mandant”.

Mandatarul – este persoana care reprezinta firma (administratorul firmei)

Mandant – este firma care incheie contractul

Practic in loc sa avem un contract individual de munca intre angajator (firma) si angajat (salariat), vom avea un contract de mandat incheiat intre mandant (firma) si mandatar (administratorul).

Contractul de mandat se poate incheia verbal sau in forma scrisa. Forma scrisa poate fi autentica (adica la notar) sau sub semnatura privata (adica doar semnat de parti). Contractul de mandat nu se inregistreaza nicaieri, nici la ITM, nici la ANAF, nici la vreo alta institutie; se pastreaza doar la actele societatii pentru un eventual control.

Contractul de mandat trebuie sa aiba un termen cert, definit (el nu poate fi incheiat pe o perioada nedeterminata, ca un contract de munca). In lipsa unei perioade exacte, contractul se considera incheiat pe o perioada de 3 ani, dupa care inceteaza de drept.

O alta diferenta dintre contractul de mandat si contractul de munca ar fi ca in cadrul unui contract de munca vorbim de o relatie de subordonare (salariat -angajator), pe cand in cadrul unui contract de mandat, mandatarul are libertatea de a-si executa mandatul asa cum crede el de cuviinta. Sarcinile unui mandatar sunt de reprezentare, nu de executie.

Un alt aspect important este ca mandatarul nu poate semna acte juridice in numele mandantului (adica al firmei) cu sine insusi, decat daca a fost imputernicit in mod expres in acest sens.

Contractul de mandat poate inceta:

• la cererea mandantului (firmei), prin revocare; similar cu concedierea in cazul salariatilor
• atunci cand mandatarul (administratorulu) renunta la mandat; similar cu demisia in cazul salariatilor
• in cazul decesului uneia dintre parti;
• In cazul falimentului firmei sau a punerii sub interdictie a administratorului.

Imputernicirea data unui nou mandatar pentru aceeasi afacere revoca mandatul initial.

Fun fact!

Daca credeti ca nu v-ati lovit niciodata pana acum de un contract de mandat, va inselati! Printre primele actiuni ale oricarui antreprenor este sa dea o procura contabilului pentru ca acesta sa poate face toate demersurile necesare la ANAF si pentru a depune declaratiile fiscale. Acea procura pe care o dati contabilului vostru este din punct de vedere juridic un contract de mandat (gratuit).

Pentru mai multe informatii juridice si fiscale puteti stabili o sedinta de consultanta.