Cum strici o relatie cu un contabil in 5 pasi simpli

Despre cum sa scoti din sarite un contabil ar fi multe de spus, dar pe scurt, cam asa stau lucrurile:

1. Nu il plati.

Imagineaza-ti un cerc care reprezinta ziua de 24 de ore. Finita. Contabilul aloca fiecarui client o felie de timp direct proportionala cu cat plateste clientul respectiv. Felia se mai mareste si micsoreaza si in functie de relatiile interpersonale dintre ei, de anii petrecuti impreuna ca si contabil-client, de diversele prin care au trecut umar la umar – controale, reglari fise, refaceri contabilitati, diverse procese etc. Dar in mare, cu cat il platesti mai mult cu atat iti aloca mai mult timp si atentie.

Nu face asta ca hobby sau pentru ca-i place sa stea cu nasul in acte, sau pentru ca ii place matematica. Face asta ca sa plateasca facturi si sa manance.

Explica-i cum tu n-ai bani luna asta si ca-l platesti luna viitoare, ca doar nu sta in banii tai, nu-i asa? (true story!)

Explica-i cum o sa ii aduci maine banii, la prima ora. Si maine explica-i cum n-ajungi azi ca te doare spatele, dar maine sigur, sigur! (true story!!)

Explica-i cum ca asta-i piata si daca nu intelege, are el un prieten contabil care lucreaza si pe 50 de ron. (true story!!!)

Explica-i cum tu n-ai bani luna asta dar nu-i nimic ca ai vorbit cu prietenul tau care e si el tot clientul lui si este ok sa ia banii pe care tu ii datorezi de la el. De fapt, i-a trimis doar un mail la care inca nu a primit raspuns, dar nu-i nici o problema, contabilul sa ceara si sa explice situatia ca sigur nu-i nici o problema. (very, very true story!)

2. Fa-l managerul firmei tale

Cere-i sa isi dea cu parerea si sa ia decizii in ceea ce priveste managementul firmei tale. Apoi trage-l la raspundere ca ceva a mers rau. Cere-i sa fabrice acte. Pai pe factura asta cat si ce sa scrie? Si adaosul cat sa-l puna? Si nu cumva stie el un furnizor de piulite hexagonale cu care sa negocieze (ca te pricepi mai bine la de-astea, doar esti contabil) in numele lui un discount? Ai negociat si-ai obtinut doar 5%?! Pai, ce faci, il tragi in piept?! (semi-true story)

Si contabilul ce parerea are, daca s-ar lansa el intr-o afacere cu eclere… ar merge?

52% dintre cei care detin start-up-uri si micii intreprinzatori cer contabilului sfaturi legate de business. Asta este dupa parerea mea un procent incurajator. Arata cata incredere are lumea overall in contabil (procentul este mare) sau arata ca oamenii nu prea au unde sa se duca in alta parte decat la contabil.

Sa nu intelegem gresit din ce am scris, cum ca nu ar trebui sa punem contabilului intrebari de business. Intreaba-l CUM sa scrie corect factura, legal, intreaba-l despre facilitatile fiscale si reglementarile specifice ce se aplica obiectului tau de activitate, cere-i solutii la diverse probleme dar nu il pune sa aleaga si sa decida in locul tau.

Eu imi sfatuiesc clientii ca inainte sa semneze o hartie sa dea un telefon. Inainte sa ia o factura pe firma, sa dea un mesaj sa intrebe daca-i deductibila cheltuiala aia. Raspund in timp real. Inainte sa se gandeasca sa achizitioneze  ceva din UE sa dea un mail, ca poate-i mai trebuie un vraf de acte inainte sa poata face operatia aia. Cam asta-i ideea.

3. Nu-i aduce actele la timp

Daca un contabil uraste ceva la fel de mult ca atunci cand nu-l platesti este sa nu-i aduci/trimiti/dai actele la timp.

Pentru ca exista o planificare, niste timpi si operatii care trebuiesc executate intr-o anumita ordine. Pentru ca o contabilitate sa fie corecta, ai nevoie si de timp sa verifici actele introduse, de preferinta intr-o alta zi decat in cea in care le-ai introdus. Le vezi altfel, procesezi altfel informatia decat daca dai rasol sa faci totul pe fuga, totul pe ultima suta de metri, eventual pe 24 seara.

Chiar si pentru firmele care depun declaratiile la 3 luni si pentru care exista ideea incetatenita ca nu-i nimic daca duc actele la 2-3 luni contabilului, prelucrarea este bine sa se faca lunar. In primul rand, pentru ca asa zice legea, contabilitatea trebuie tinuta lunar, indiferent cand se depun declaratiile fiscale. In al doilea rand, nu vrei si tu sa stii cum stai din timp? In al treilea rand contabilul iar da rasol daca baga 3 luni de acte odata vs. cate o luna, incet si cu grija. Plus ca vede aceleasi acte de 3 ori deci sansele sa zareasca o neconcordanta sunt mult mai mari.

Eu personal nu am pretentia ca clientii mei sa isi aduca aminte singuri ca intre 1 si 5 ale lunii sa imi trimita actele. Unii sunt foarte diligenti dar majoritatea s-au obisnuit sa primeasca un mail de atentionare, pe care il scriu un fiecare luna. Apoi, dupa prelucrarea actelor scriu alte mailuri despre actele care lipsesc. Apoi scriu alte mailuri de follow-trough a procesului de trimitere pe mail a actelor care lipsesc.

4. Vorbeste-i urat

Cred ca un contabil ar trebui sa se respecte si sa-si respecte statutul. Iar tu, ca si client, n-ai luat numarul de telefon al contabilului chiar de pe un pliant sugestiv cu poza, pe care l-ai gasit in geamul masinii in timp ce iti faceai plimbarea prin Herastrau. Nu am intalnit foarte multe cazuri in care clientii sa fie nepoliticosi,  dar cateva, destul de notabile, au fost.

Ca si contabil care incaseaza uneori sume marisoare (asta-i singurul motiv pentru care cred ca cineva ar accepta un comportament deplasat) te gandesti ca merita, sau ca cel putin pe moment, ai impresia ca nu ai de ales. Suntem in 2014. Ai de ales, numai ca drumul ala fara clientul barosan e un picut mai greu. Iar peste ani o sa ai si certitudinea ca ai facut ceea ce trebuia. Pana atunci, take my word for it!

5. Cere-i servicii in plus si nu-l plati pentru asta

Intr-o vreme (acum multi ani) printre serviciile noastre de contabilitate se numara si plata facturilor de utilitati (apa, lumina, gaze, telefon etc). Pentru ca intodeauna am fost organizati de asa natura incat sa avem o persoana responsabila “cu drumurile”, clientii ne lasau facturile de utilitati (atat pe firma cat si pe persoana fizica, inclusiv a mamei, bunicii etc) iar noi le plateam la Posta sau chiar la institutiile respective. Acest serviciu era platit separat.

Cu ce nu sunt de acord este sa vezi in contabil un avocat-curier-om-bun-la-toate si sa nu-l platesti in consecinta. Iti rezolva treaba ca pentru 3 oameni? Plateste-l macar cat pentru 2.

Am si eu o cesiune de parti sociale … a, imi trebuie avocat? Pai cum, nu se ocupa contabilul?

Trebuie sa imi reevaluez cladirea de pe firma … nu contabilul se ocupa de asta?

Contabilul nu face protectia muncii?

Faza proasta este ca, le-am face si pe astea uneori, in anumite momente ale vietii noastre (ca nu o ducem mereu roz) dar in prezent nu prea se mai poate. Intr-un fel… e mai bine asa.

Now you know… how it’s made. 🙂

Ah, si daca ti s-au parut interesante sugestiile mele, te rog ajuta si alti oameni cu un share, tweet, FB like sau +1 sa afle cum sa nu se certe cu contabilul, sau din contra, daca vrea sa scape de el, cum o poate face in 5 pasi simpli. 🙂 Thanks!